Compliance-Bericht: Wann Sie eine Kopie verlangen können

Einleitung

Wenn im Unternehmen eine interne Untersuchung gegen Sie läuft, sammelt eine beauftragte Kanzlei über Wochen Aussagen, Bewertungen und Vorwürfe über Ihre Person. Am Ende steht ein Bericht, den alle kennen – nur Sie nicht. Der naheliegende Gedanke lautet dann: Die Datenschutz-Grundverordnung gibt mir ein Auskunftsrecht, also bekomme ich diesen Bericht in Kopie. Ganz so einfach ist es nach der neuesten Rechtsprechung nicht.

Als Fachanwalt begleite ich in Essen und im Ruhrgebiet regelmäßig Beschäftigte, gegen die intern ermittelt wird, und ebenso Unternehmen, die solche Untersuchungen rechtssicher führen wollen. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 16. April 2026 entschieden, dass Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung grundsätzlich nur einen Anspruch auf die personenbezogenen Daten gibt, nicht auf das Dokument als Ganzes (8 AZR 169/25). Dieser Beitrag erklärt, was Ihnen trotzdem zusteht und wie Sie es durchsetzen.

1. Die Entscheidung in zwei Sätzen

Artikel 15 Absatz 1 in Verbindung mit Absatz 3 Satz 1 der Datenschutz-Grundverordnung gibt Ihnen einen Anspruch auf eine Kopie der personenbezogenen Daten, die über Sie verarbeitet werden – nicht auf eine Kopie des Dokuments, in dem diese Daten stehen. Eine Kopie ganzer Unterlagen können Sie nur verlangen, wenn das unerlässlich ist, damit Sie Ihre Rechte aus der Verordnung wirksam ausüben können. So hat es das Bundesarbeitsgericht am 16. April 2026 entschieden.

Dem Fall lag eine Compliance-Untersuchung zugrunde. Eine Beschäftigte in leitender Funktion war von drei Hinweisgebern beschuldigt worden, ihre Mitarbeiter einschüchternd und herabwürdigend zu behandeln. Der Arbeitgeber ließ die Vorwürfe zwischen August 2023 und Januar 2024 durch eine Rechtsanwaltskanzlei aufklären. Von dem Abschlussbericht gibt es zwei Fassungen: eine vom 31. Januar 2024 mit zusätzlichen rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweisen und eine vom 6. Februar 2024 ohne diesen Teil; im Übrigen sind beide inhaltsgleich.

Der Hintergrund des Auskunftsverlangens: Die Beschäftigte befand sich seit Juli 2023 in Elternzeit. Die Arbeitgeberin beantragte im Februar 2024 beim Gewerbeaufsichtsamt, die außerordentliche, hilfsweise ordentliche Kündigung während der Elternzeit für zulässig zu erklären, und stützte sich dabei auf die Ergebnisse der Compliance-Untersuchung. Die Behörde stimmte nicht zu.

Zunächst verlangte die Beschäftigte nur eine Kopie der Fassung vom 31. Januar 2024; das Arbeitsgericht München gab ihr insoweit Recht. Erst in der Berufungsinstanz stellte der Arbeitgeber klar, dass es eine zweite Fassung vom 6. Februar 2024 gibt, deren Herausgabe die Beschäftigte daraufhin ebenfalls verlangte. Das Landesarbeitsgericht München wies beide Kopieanträge ab und sprach ihr stattdessen Einsicht in die Fassung vom 6. Februar 2024 zu. Die Revision gegen die Abweisung der Kopieanträge blieb ohne Erfolg. Das Bundesarbeitsgericht hat das Berufungsurteil dabei ausdrücklich nur im Ergebnis gebilligt; die Begründung des Landesarbeitsgerichts hat es sich nicht in allen Punkten zu eigen gemacht.

Was das Urteil nicht entschieden hat

Wichtig für das richtige Verständnis: Über das vom Landesarbeitsgericht zugesprochene Einsichtsrecht hatte das Bundesarbeitsgericht nicht zu befinden. Das Landesarbeitsgericht hatte die Revision nur wegen der Zurverfügungstellung von Kopien zugelassen, und die Arbeitgeberin hat gegen die Verurteilung zur Einsichtsgewährung kein Rechtsmittel eingelegt. Ebenso wenig war zu klären, ob die Beschäftigte leitende Angestellte im Sinne von § 5 Absatz 3 des Betriebsverfassungsgesetzes war; der Senat hat diese Frage ausdrücklich offengelassen. Das Urteil sagt also nichts darüber aus, ob Sie einen Bericht einsehen dürfen. Es sagt nur, dass Sie ihn nicht ohne Weiteres in Kopie mitnehmen dürfen.

2. Was Artikel 15 der Datenschutz-Grundverordnung wirklich gewährt

Der Auskunftsanspruch besteht aus mehreren Stufen. Nach Artikel 15 Absatz 1 Halbsatz 1 der Verordnung können Sie von Ihrem Arbeitgeber, der insoweit Verantwortlicher nach Artikel 4 Nummer 7 ist, zunächst die Bestätigung verlangen, ob er überhaupt Daten über Sie verarbeitet. Ist das der Fall, haben Sie nach Halbsatz 2 einen Anspruch auf Auskunft über diese Daten und auf die in den Buchstaben a bis h genannten Zusatzinformationen, etwa über Empfänger und Speicherdauer.

Artikel 15 Absatz 3 Satz 1 gibt Ihnen darüber hinaus eine Kopie der Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind. Beides bildet nach dem Bundesarbeitsgericht ein einheitliches Auskunftsrecht: Absatz 3 gewährt kein eigenes, zweites Recht, sondern regelt nur, in welcher Form der Auskunftsanspruch zu erfüllen ist. Der Gerichtshof der Europäischen Union hat das wiederholt klargestellt (Urteil vom 4. Mai 2023 – C-487/21 – Österreichische Datenschutzbehörde; Urteil vom 26. Oktober 2023 – C-307/22 – FT).

Der Zweck ist eng umrissen: Sie sollen überprüfen können, ob die Daten über Sie richtig sind und ob sie rechtmäßig verarbeitet werden. Nur so können Sie Ihre weiteren Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch aus den Artikeln 16, 17, 18 und 21 sowie Ihre Rechte auf gerichtlichen Rechtsbehelf und Schadenersatz aus den Artikeln 79 und 82 sinnvoll ausüben (Gerichtshof der Europäischen Union, Urteil vom 27. Februar 2025 – C-203/22 – Dun & Bradstreet Austria).

Wann doch das ganze Dokument herauszugeben ist

Der Gerichtshof lässt eine Ausnahme zu: Auszüge aus Dokumenten oder sogar ganze Dokumente sind zu überlassen, wenn das unerlässlich ist, um die wirksame Ausübung Ihrer Rechte zu ermöglichen. Das kann insbesondere dann der Fall sein, wenn die Daten erst durch ihren Zusammenhang verständlich werden; maßgeblich sind dabei Artikel 12 Absatz 1 der Verordnung und der Erwägungsgrund 58, die eine präzise, transparente, verständliche und leicht zugängliche Information verlangen. Zu berücksichtigen sind dabei stets die Rechte und Freiheiten anderer – hier also der Hinweisgeber und Zeugen.

3. Der Streitpunkt: Kopie der Daten oder Kopie des Dokuments?

Die Beschäftigte wollte den Bericht vollständig, notfalls mit geschwärzten Passagen. Ihr Argument: Sie könne nur so prüfen, welche Aussagen über sie gemacht und gespeichert wurden, ob diese Aussagen zutreffen und wie sie ermittelt worden sind. Der Arbeitgeber hielt dem entgegen, der Bericht sei ein Geschäftsgeheimnis, erlaube Rückschlüsse auf die Prozessstrategie und enthalte Daten von Hinweisgebern und Zeugen, denen Vertraulichkeit zugesagt worden war. Diese Positionen sind Parteivortrag; entschieden hat der Senat auf einer anderen Ebene.

Maßgeblich war für das Bundesarbeitsgericht nämlich schon, dass der Bericht in der Fassung vom 31. Januar 2024 nicht ausschließlich personenbezogene Daten enthält. Der Begriff der personenbezogenen Daten ist zwar weit: Nach Artikel 4 Nummer 1 der Verordnung sind das alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, und zwar objektive ebenso wie subjektive, also auch Stellungnahmen und Beurteilungen (Gerichtshof der Europäischen Union, Urteil vom 20. Dezember 2017 – C-434/16 – Nowak; Urteil vom 22. Juni 2023 – C-579/21 – Pankki S).

Weil sich der Bericht mit dem Führungsverhalten der Beschäftigten befasst, enthält er zwangsläufig Informationen über ihre Person. Das gilt aber eben nicht für jeden Bestandteil des Dokuments.

Der Unterschied zwischen Aussage und Bewertung

Praktisch bedeutsam ist die Unterscheidung zwischen dem, was über Sie berichtet wird, und dem, was daraus rechtlich gefolgert wird. Die Wiedergabe einer Zeugenaussage über Ihr Verhalten ist eine Information über Sie. Die Einschätzung der beauftragten Kanzlei, wie ein Gericht diesen Sachverhalt beurteilen würde, ist eine Information darüber, wie der Arbeitgeber die Rechtslage sieht. Genau an dieser Linie verläuft die Grenze des Auskunftsanspruchs.

4. Die Argumentation des Bundesarbeitsgerichts

Der Achte Senat stützt sich auf die Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union zur rechtlichen Analyse. Danach ist eine rechtliche Analyse keine Information über die betroffene Person, sondern höchstens eine Information darüber, wie der Verantwortliche die rechtliche Situation einschätzt – und soweit sie sich auf rein abstrakte Rechtsauslegung beschränkt, ist sie nicht einmal das (Urteil vom 17. Juli 2014 – C-141/12 und C-372/12 – YS und andere).

Diese Entscheidung ist zwar noch zur Vorgängerregelung des Artikels 2 Buchstabe a der Richtlinie 95/46/EG ergangen. Das Bundesarbeitsgericht hält die Rechtslage gleichwohl für hinreichend geklärt, weil die alte Vorschrift mit Artikel 4 Nummer 1 der Datenschutz-Grundverordnung vergleichbar ist; es beruft sich dabei auf den Bundesgerichtshof (Urteil vom 15. Juni 2021 – VI ZR 576/19) und setzt sich ausdrücklich von einer Gegenauffassung im Schrifttum ab. Eine Vorlage an den Gerichtshof kam für den Senat damit nicht in Betracht.

Soweit die rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise in der Fassung vom 31. Januar 2024 eine rechtliche Analyse enthalten, sind sie danach keine personenbezogenen Daten. Diese Einschränkung ist wichtig: Wo derselbe Abschnitt Tatsachen über die betroffene Person referiert oder ihr Verhalten bewertet, bleibt es bei personenbezogenen Daten, denn auch subjektive Einschätzungen über eine Person sind Informationen über sie.

Zur Kontextualisierung waren die rechtlichen Ausführungen ebenfalls nicht erforderlich: Der Senat sieht darin der Sache nach unterschiedliche Bestandteile des Berichts, auch wenn sie inhaltlich zusammenhängen. Und um Berichtigung, Löschung oder Einschränkung nach den Artikeln 16 bis 18 zu verlangen, braucht die Beschäftigte die rechtliche Bewertung nicht zu kennen.

Der Verweis auf den Kündigungsschutzprozess

Bemerkenswert ist der Hinweis des Senats, wie sich Betroffene gegen eine aus ihrer Sicht unzutreffende Rechtsauffassung des Arbeitgebers wehren können: nicht über das Datenschutzrecht, sondern mit prozessualen Mitteln, etwa im Rahmen eines Kündigungsschutzprozesses. Das ist konsequent, verlagert die Auseinandersetzung aber in ein Verfahren, das erst geführt werden muss. Wer früh Klarheit sucht, ist damit auf die Auskunft über die Daten selbst verwiesen – und die ist vollständig zu erteilen.

5. Warum auch das Betriebsverfassungsrecht nicht weiterhilft

Die Beschäftigte hatte ihren Anspruch hilfsweise auf das Einsichtsrecht in die Personalakte gestützt. Nach § 83 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes und dem wort- und inhaltsgleichen § 26 Absatz 2 des Sprecherausschussgesetzes dürfen Arbeitnehmer in die über sie geführten Personalakten Einsicht nehmen. Der Begriff der Personalakte wird dabei materiell verstanden: Es kommt nicht darauf an, wo ein Vorgang abgelegt ist, sondern ob er die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse betrifft und in einem inneren Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis steht.

Das Einsichtsrecht umfasst auch das Recht, auf eigene Kosten Kopien zu fertigen. Dieses Recht ist nach der Entscheidung aber auf einen angemessenen Umfang begrenzt. Wer die Personalunterlagen als Ganzes kopieren will, überschreitet diesen Rahmen. Deshalb ergibt sich auch aus dem Betriebsverfassungsrecht kein Anspruch auf eine vollständige Kopie des Abschlussberichts.

Ob die rechtlichen Ausführungen und Mandantenhinweise überhaupt zur materiellen Personalakte gehören, hat der Senat als zweifelhaft bezeichnet, aber nicht abschließend entschieden. Auch das ist eine Frage, die in künftigen Verfahren noch eine Rolle spielen wird.

Einsicht führte hier weiter als die Kopie

Für Betroffene bleibt daraus eine praktische Konsequenz: Das Einsichtsrecht führte im entschiedenen Fall weiter als der Kopieanspruch. Das ist allerdings kein Ergebnis der Revisionsentscheidung, sondern des insoweit rechtskräftig gewordenen Berufungsurteils; das Bundesarbeitsgericht hatte über das Einsichtsrecht nicht zu befinden. Die Beschäftigte hat auf dieser Grundlage Einsicht genommen und daraufhin vorgetragen, der Bericht sei nur ein Teilbericht, wesentliche Inhalte stünden in einem in Bezug genommenen Zwischenbericht vom 19. Oktober 2023. Zugrunde legen konnte das Bundesarbeitsgericht diesen Vortrag nicht: Unstreitig war allein, dass ein solcher Zwischenbericht existiert, nicht dagegen, welchen Inhalt er hat. Genau daran ist der in der Revision erweiterte Antrag gescheitert.

Wer Einsicht nimmt, sollte sich deshalb sorgfältige Notizen machen; dass die Einsichtnahme das Anfertigen von Notizen einschließt, ist allgemein anerkannt, die Entscheidung verhält sich dazu allerdings nicht. Vorsicht ist geboten, soweit der Bericht Namen und Aussagen von Hinweisgebern und Zeugen enthält: Deren Rechte sind zu berücksichtigen, und eine vollständige Abschrift des Berichts wäre eine Umgehung der Grenze, die das Bundesarbeitsgericht für Kopien gezogen hat.

6. Die prozessuale Falle: Anträge rechtzeitig stellen

Drei ihrer vier Anträge hat die Beschäftigte allein aus prozessualen Gründen verloren; in der Sache entschieden hat das Bundesarbeitsgericht nur über einen einzigen Antrag, nämlich die Kopie der Fassung vom 31. Januar 2024. Das ist für die Praxis mindestens so wichtig wie die materielle Rechtsfrage. Erst in der Revisionsinstanz hatte sie den Zwischenbericht vom 19. Oktober 2023 in ihre beiden Hauptanträge aufgenommen, auf den der Abschlussbericht nach ihrem Vortrag statisch Bezug nimmt. Das ist nach § 559 Absatz 1 Satz 1 der Zivilprozessordnung grundsätzlich unzulässig, weil der Schluss der Berufungsverhandlung die Entscheidungsgrundlage des Revisionsgerichts festlegt.

Eine Umstellung des Antrags ist dort nur ausnahmsweise möglich, nämlich wenn der geänderte Antrag sich auf einen festgestellten oder unstreitigen Sachverhalt stützen kann, das rechtliche Prüfungsprogramm sich nicht wesentlich ändert und die Verfahrensrechte der Gegenseite gewahrt bleiben. Hier fehlte es schon an Feststellungen zum Inhalt des Zwischenberichts.

Der zweite Fehler wiegt noch schwerer. Den Antrag auf die Fassung vom 6. Februar 2024 hatte die Beschäftigte erstmals in der Berufungsinstanz gestellt, und zwar mit Schriftsatz vom 10. Juni 2025. Da sie dort Berufungsbeklagte war, konnte sie ihre Klage nur im Weg der Anschlussberufung erweitern. Diese ist nach § 524 Absatz 2 Satz 2 der Zivilprozessordnung, der über § 64 Absatz 6 Satz 1 des Arbeitsgerichtsgesetzes entsprechend gilt, nur bis zum Ablauf der Berufungsbeantwortungsfrist zulässig. Diese Frist beträgt nach § 66 Absatz 1 Satz 3 des Arbeitsgerichtsgesetzes einen Monat ab Zustellung der Berufungsbegründung. Die Berufungsbegründung war der Beschäftigten am 23. April 2025 zugestellt worden, die Frist lief also mit Ablauf des 23. Mai 2025 ab. An diesem letzten Tag hat sie die Berufung beantwortet; die Klageerweiterung folgte erst gut zwei Wochen später und damit zu spät.

Zwei Einschränkungen sind dabei wichtig. Die Verwerfung einer verspäteten Anschlussberufung entsprechend § 522 Absatz 1 der Zivilprozessordnung setzt voraus, dass das Landesarbeitsgericht mit der Zustellung der Berufungsbegründung auf die Beantwortungsfrist hingewiesen hat, wie es § 66 Absatz 1 Satz 4 des Arbeitsgerichtsgesetzes vorschreibt. Und wird die Berufungsbeantwortungsfrist nach § 66 Absatz 1 Satz 5 des Arbeitsgerichtsgesetzes verlängert, verlängert sich damit auch die Frist für die Anschlussberufung.

Was daraus für Ihre Antragstellung folgt

Formulieren Sie Auskunfts- und Kopieanträge von Anfang an so vollständig wie möglich und beziehen Sie erkennbar in Bezug genommene Anlagen, Zwischenberichte und Fassungen ausdrücklich ein. Erfährt man erst im Lauf des Verfahrens von weiteren Dokumenten, muss die Erweiterung sofort und fristgerecht erfolgen. Ein Monat ab Zustellung der Berufungsbegründung klingt komfortabel, ist es aber nicht, wenn man die Berufung erst am letzten Tag beantwortet.

Ein weiterer Punkt entscheidet in der Praxis über Erfolg und Misserfolg: Der Antrag auf die vollständige Kopie enthält nicht automatisch als Weniger den Antrag auf eine teilweise geschwärzte Kopie. Das Bundesarbeitsgericht hat eine solche Auslegung ausdrücklich abgelehnt. Wer eine geschwärzte Fassung akzeptieren würde, muss sie deshalb von Anfang an ausdrücklich als Hilfsantrag stellen und dabei genau bezeichnen, welche Bestandteile geschwärzt werden dürfen.

7. Was Sie jetzt konkret tun sollten

Verlangen Sie zuerst die Auskunft nach Artikel 15 Absatz 1 und benennen Sie ausdrücklich auch die Zusatzinformationen der Buchstaben a bis h. Diese Auskunft muss vollständig sein und alle Daten über Sie umfassen, auch Bewertungen und Zitate aus Gesprächen. Fordern Sie zusätzlich die Kopie nach Absatz 3 Satz 1 an und legen Sie dar, warum Ihnen ohne sie die wirksame Ausübung Ihrer Datenschutzrechte nicht möglich ist. Der wichtigste, aber nicht der einzige Grund ist, dass die Daten ohne ihren Zusammenhang nicht verständlich sind; tragen Sie deshalb jeden konkreten Grund vor, aus dem Sie gerade die Reproduktion von Auszügen oder ganzen Dokumenten benötigen.

Verlangen Sie parallel Einsicht in die Personalakte nach § 83 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes und machen Sie sich dabei sorgfältige Notizen. Achten Sie darauf, ob der Bericht auf weitere Unterlagen verweist, und benennen Sie diese in jedem weiteren Schreiben. Wenn Sie eine Abmahnung oder eine außerordentliche Kündigung erhalten, gehören die Untersuchungsergebnisse ohnehin in das dortige Verfahren.

Setzen Sie dem Arbeitgeber eine angemessene Frist und dokumentieren Sie den Zugang Ihres Verlangens. Bleibt die Auskunft unvollständig, kommen eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 und eine Klage nach Artikel 79 in Betracht; ein Schadenersatzanspruch nach Artikel 82 setzt zusätzlich einen konkreten Schaden voraus.

Hinweise für Unternehmen

Aus Arbeitgebersicht zeigt die Entscheidung, wie sinnvoll es ist, interne Untersuchungen sauber zu trennen: die Tatsachenfeststellung und die Zusammenfassung der Aussagen in einem Teil, die rechtliche Bewertung und die Hinweise an den Auftraggeber in einem anderen. Genau diese Trennung hat hier dazu geführt, dass der Streit überhaupt entscheidbar war. Zugleich entbindet sie nicht von der Pflicht, über die personenbezogenen Daten vollständig Auskunft zu geben – auch dann nicht, wenn diese Daten im Bewertungsteil stehen.

8. Anwaltliche Unterstützung in Essen

Interne Untersuchungen treffen Beschäftigte meist ohne Vorwarnung und in einer Situation, in der jede Äußerung Folgen haben kann. Als Fachanwalt für Arbeitsrecht in Essen prüfe ich für Sie, welche Auskunft Sie verlangen können, wie das Verlangen zu formulieren ist und ob die erteilte Auskunft vollständig war. Das gilt für Mandanten aus Rüttenscheid, Steele und Kettwig ebenso wie für Beschäftigte aus dem gesamten Ruhrgebiet.

Reagiert Ihr Arbeitgeber nicht oder nur ausweichend, mache ich den Anspruch gerichtlich geltend und achte dabei von Anfang an auf eine Antragstellung, die auch in der zweiten Instanz Bestand haben kann. Droht im Anschluss eine Kündigung, stimme ich beides in einer einheitlichen Strategie aufeinander ab und behalte die laufenden Fristen im Blick.

So arbeite ich mit Ihnen

Am Anfang steht ein kostenloses telefonisches Orientierungsgespräch. Dabei klären wir, welche Unterlagen es gibt, was Sie bereits wissen und welcher Weg in Ihrem Fall der schnellste ist. Auf dieser Grundlage sage ich Ihnen, welche Prüfung sinnvoll ist und was sie kostet – bevor Sie sich entscheiden.