Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz: Pflichten

Einleitung

Das Hinweisgeberschutzgesetz ist eines der Gesetze, die im Mittelstand am gründlichsten unterschätzt werden. Es gilt seit Juli 2023, die Übergangsfristen sind längst abgelaufen, und trotzdem treffe ich in Essen und im Ruhrgebiet regelmäßig auf Betriebe mit siebzig oder achtzig Beschäftigten, die keine interne Meldestelle haben, weil sie überzeugt sind, das Thema betreffe nur Konzerne. Bemerkt wird der Irrtum meist erst dann, wenn ein Hinweis nicht intern landet, sondern bei einer Behörde.

Als Rechtsanwalt mit langjähriger Erfahrung im Arbeitsrecht und im Wirtschaftsstrafrecht sehe ich dabei zwei getrennte Probleme, die zusammenfallen. Das eine ist das Bußgeld für die fehlende Meldestelle. Das andere, größere ist, dass ohne funktionierende interne Stelle jeder Konflikt sofort nach außen geht und der Arbeitgeber danach beweisen muss, dass eine Kündigung, eine Versetzung oder eine Abmahnung nichts mit der Meldung zu tun hatte. Dieser Beitrag erklärt, wen die Pflicht trifft, was die Meldestelle leisten muss und was auf dem Spiel steht.

1. Wer eine interne Meldestelle einrichten muss

Zur Einrichtung und zum Betrieb einer internen Meldestelle verpflichtet sind alle Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens fünfzig Beschäftigten, § 12 Abs. 2 HinSchG. Auf die Rechtsform kommt es nicht an, auf die Branche im Grundsatz auch nicht. Für Unternehmen mit fünfzig bis 249 Beschäftigten galt eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023; sie ist abgelaufen, die Pflicht besteht seither uneingeschränkt.

Unabhängig von der Beschäftigtenzahl trifft die Pflicht bestimmte Unternehmen des Finanzsektors, etwa Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Kapitalverwaltungsgesellschaften und Kreditinstitute, § 12 Abs. 3 HinSchG. Dort genügt schon ein einziger Beschäftigter.

Wichtig für Unternehmensgruppen: Die Pflicht trifft grundsätzlich jede einzelne Gesellschaft mit der maßgeblichen Beschäftigtenzahl. Eine Konzernlösung ist möglich, ändert aber nichts daran, dass die Verantwortung bei der jeweiligen Gesellschaft bleibt.

Wie die fünfzig Beschäftigten zu zählen sind

Gezählt werden alle Beschäftigten nach Köpfen, nicht nach Vollzeitstellen. Teilzeitkräfte zählen also voll mit, ebenso Auszubildende, Praktikanten und leitende Angestellte. Maßgeblich ist die regelmäßige Beschäftigtenzahl, also nicht der Ausschlag eines einzelnen Monats mit Saisonkräften, sondern der normale Zustand des Betriebs.

2. Was das Gesetz unter einer Meldestelle versteht

Eine Meldestelle ist kein Briefkasten und kein Formular auf der Website. Sie ist eine Funktion mit Zuständigkeit, Erreichbarkeit und Verfahren. Das Gesetz verlangt, dass die mit den Aufgaben betrauten Personen unabhängig arbeiten, über die notwendige Fachkunde verfügen und keine Interessenkonflikte haben, § 15 HinSchG.

Genau am letzten Punkt scheitert die naheliegende Lösung. Wer die Meldestelle beim kaufmännischen Leiter ansiedelt, hat sie in vielen Fällen genau dort platziert, wo die Meldungen ankommen werden. Auch die Geschäftsführung selbst ist regelmäßig ungeeignet, weil Hinweise häufig genau sie betreffen.

Die Meldekanäle müssen Meldungen in mündlicher und in Textform ermöglichen. Auf Ersuchen des Hinweisgebers muss außerdem innerhalb angemessener Zeit eine persönliche Zusammenkunft möglich sein, § 16 Abs. 3 HinSchG.

Eigene Kraft, gemeinsame Stelle oder externer Dritter

Das Gesetz lässt drei Wege zu. Sie können eine eigene Beschäftigte oder einen eigenen Beschäftigten mit der Aufgabe betrauen, Sie können einen Dritten beauftragen, etwa einen Rechtsanwalt als Ombudsperson, oder Sie können sich als Unternehmen mit fünfzig bis 249 Beschäftigten mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle teilen, § 14 HinSchG. Die Auslagerung entbindet Sie allerdings nicht von der Pflicht, den gemeldeten Verstößen tatsächlich nachzugehen.

3. Welche Meldungen die Meldestelle entgegennehmen muss

Der sachliche Anwendungsbereich ist weiter, als der Name des Gesetzes vermuten lässt, § 2 HinSchG. Erfasst sind zunächst alle strafbewehrten Verstöße. Hinzu kommen bußgeldbewehrte Verstöße, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten und ihren Vertretungsorganen dient.

Darüber hinaus zählt das Gesetz einen langen Katalog von Rechtsbereichen auf, die auf europäisches Recht zurückgehen: unter anderem Vergabe, Finanzdienstleistungen, Geldwäsche, Produktsicherheit, Verkehrssicherheit, Umweltschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Verbraucherschutz, Datenschutz und Wettbewerbsrecht.

In der Praxis bedeutet das: Fast jeder ernsthafte Compliance-Sachverhalt in einem Unternehmen fällt in den Anwendungsbereich. Die häufigsten Meldungen betreffen Arbeitsschutz, Arbeitszeit, Abrechnungsfragen und Zuwendungen an Geschäftspartner.

Warum "das ist doch keine Straftat" nicht weiterhilft

Der verbreitete Reflex, eine Meldung als unerheblich einzuordnen, weil kein Straftatbestand erfüllt sei, geht am Gesetz vorbei. Zum einen reicht ein bußgeldbewehrter Verstoß in den genannten Schutzbereichen aus. Zum anderen genügt für den Schutz des Hinweisgebers, dass er im Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, die Information sei richtig und falle in den Anwendungsbereich.

4. Das Verfahren mit seinen zwei harten Fristen

Nach Eingang einer Meldung muss die Meldestelle dem Hinweisgeber innerhalb von sieben Tagen den Eingang bestätigen, § 17 Abs. 1 Nr. 1 HinSchG. Anschließend prüft sie die Stichhaltigkeit, hält Kontakt, ersucht gegebenenfalls um weitere Informationen und ergreift angemessene Folgemaßnahmen.

Die zweite Frist ist die wichtigere: Spätestens drei Monate nach der Eingangsbestätigung muss der Hinweisgeber eine Rückmeldung über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe erhalten, § 17 Abs. 2 HinSchG. Diese Rückmeldung darf laufende interne Untersuchungen nicht gefährden und Betroffene nicht beeinträchtigen, sie darf aber auch nicht einfach unterbleiben.

Als Folgemaßnahmen kommen unter anderem interne Untersuchungen, das Hinwirken auf Abhilfe, die Abgabe an eine zuständige Stelle im Unternehmen oder die Abgabe an eine Behörde in Betracht, § 18 HinSchG. Das Verfahren ist zu dokumentieren; die Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss zu löschen, § 11 HinSchG.

Anonyme Meldungen

Die Meldestelle soll auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Eine Pflicht, die Meldekanäle so zu gestalten, dass anonyme Meldungen überhaupt möglich sind, besteht dagegen nicht, § 16 Abs. 1 HinSchG. Wer freiwillig einen anonymen Kanal einrichtet, erhöht erfahrungsgemäß die Zahl der internen Meldungen und senkt damit die Zahl der externen.

5. Vertraulichkeit ist die härteste Pflicht von allen

Die Identität des Hinweisgebers ist vertraulich zu behandeln, § 8 HinSchG. Dasselbe gilt für die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und für sonstige in der Meldung genannte Personen. Zugang zu diesen Informationen dürfen ausschließlich die für die Entgegennahme und die Folgemaßnahmen zuständigen Personen haben.

Diese Pflicht kollidiert im Alltag mit fast allem, was in einem Unternehmen sonst üblich ist: mit der Information der Geschäftsführung, mit der Einbindung des unmittelbaren Vorgesetzten, mit der Abstimmung in der Runde der Führungskräfte. Eine Durchbrechung ist nur in den engen Ausnahmen des § 9 HinSchG zulässig.

Ein Verstoß gegen das Vertraulichkeitsgebot ist mit Bußgeld bewehrt, und er richtet praktisch fast immer mehr Schaden an als die gemeldete Sache selbst. Sobald im Betrieb bekannt ist, wer gemeldet hat, entsteht ein zweiter Konflikt, der arbeitsrechtlich deutlich schwerer zu beherrschen ist als der erste.

Dokumentation, die niemand mitlesen kann

Praktisch heißt das: getrennte Ablage, eigene Zugriffsrechte, keine Vorgangsnummern in allgemeinen Systemen, kein Sammelpostfach. Wer die Meldung im normalen Personalordner ablegt, hat den Vertraulichkeitsverstoß bereits organisiert, unabhängig davon, ob tatsächlich jemand hineinsieht.

6. Der Hinweisgeber entscheidet, wohin er sich wendet

Ein verbreiteter Irrtum lautet, der Beschäftigte müsse sich zuerst intern melden. Das Gesetz sieht keine solche Rangfolge vor. Der Hinweisgeber hat die Wahl zwischen der internen Meldestelle und einer externen Meldestelle, § 7 Abs. 1 HinSchG. Externe Stellen sind vor allem das Bundesamt für Justiz sowie für bestimmte Bereiche die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und das Bundeskartellamt.

Das Gesetz spricht lediglich die Erwartung aus, dass Beschäftigungsgeber Anreize für die interne Meldung schaffen. Genau das ist der eigentliche Grund, eine gute interne Meldestelle zu betreiben: nicht das Bußgeld, sondern die Chance, von einem Problem im eigenen Haus zuerst selbst zu erfahren.

Kommt der Hinweis dagegen von außen zurück, beginnt das Verfahren mit einem Informationsvorsprung der Behörde. In Fällen, die zugleich strafrechtlich relevant sind, ist das ein erheblicher Nachteil. Weiterführende Hinweise finden Sie auf meinen Seiten zum Arbeitsrecht, zur Kündigung, zur Abmahnung und zum Wirtschaftsstrafrecht.

Warum eine schlechte interne Stelle schlimmer ist als gar keine

Eine Meldestelle, die Eingänge nicht bestätigt, keine Rückmeldung gibt oder erkennbar der Geschäftsführung berichtet, wird nach der ersten Erfahrung nicht mehr genutzt. Der nächste Hinweis geht dann direkt nach außen, und zwar mit dem zusätzlichen Vorwurf, das Unternehmen habe den internen Weg unbrauchbar gemacht.

7. Was passiert, wenn es die Meldestelle nicht gibt

Die unmittelbare Folge ist ein Bußgeld. Wer entgegen § 12 Abs. 1 HinSchG keine interne Meldestelle einrichtet und betreibt, handelt ordnungswidrig; der Rahmen reicht bis zu 20.000 Euro, § 40 HinSchG. Deutlich schärfer sanktioniert das Gesetz die Behinderung von Meldungen, Verstöße gegen das Vertraulichkeitsgebot und Repressalien gegen Hinweisgeber: Hier reicht der Rahmen bis zu 50.000 Euro. Für juristische Personen vervielfacht sich dieser Rahmen über § 30 OWiG.

Die praktisch wichtigere Folge ist das Repressalienverbot des § 36 HinSchG. Benachteiligungen wegen einer Meldung sind verboten. Erfasst sind Kündigung, Abmahnung, Versetzung, Nichtbeförderung, Entzug von Aufgaben und jede sonstige Schlechterstellung.

Hinzu kommen Schadensersatzansprüche des Hinweisgebers und, bei einer Kündigung, die Unwirksamkeit der Maßnahme. Ein Unternehmen, das seine Meldestelle nie eingerichtet hat, steht in einem solchen Prozess erkennbar schlechter da, weil es den geordneten Ablauf, an dem es sich messen lassen könnte, gar nicht erst geschaffen hat.

Die Beweislastumkehr ist das eigentliche Risiko

Erleidet ein Hinweisgeber nach einer Meldung eine Benachteiligung und macht er geltend, sie sei eine Repressalie, wird vermutet, dass sie genau das ist. Der Arbeitgeber muss dann beweisen, dass die Maßnahme auf hinreichend gerechtfertigten Gründen beruhte, § 36 Abs. 2 HinSchG. In der Praxis heißt das: Jede personelle Maßnahme nach einer Meldung muss aus Unterlagen heraus erklärbar sein, die vor der Meldung entstanden sind.

8. Wo anwaltliche Hilfe ansetzt

Die Fragen, die in der Praxis wirklich entscheiden, sind nicht die nach dem Schwellenwert. Sie lauten: Wer im Haus kann die Aufgabe unabhängig und ohne Interessenkonflikt wahrnehmen, und ab welcher Betriebsgröße lohnt sich eine externe Ombudsperson. Wie weit reicht die Vertraulichkeit gegenüber der eigenen Geschäftsführung, wenn die Meldung sie selbst betrifft. Und ab wann wird aus einer internen Untersuchung ein Sachverhalt, der strafrechtliche Bedeutung hat.

Besonders heikel ist der Zeitpunkt, an dem eine Meldung eingeht, die zugleich einen Straftatbestand berührt. Dann laufen drei Interessen gegeneinander: die Aufklärungspflicht der Geschäftsleitung, der Schutz des Hinweisgebers und die Frage, ob und wann sich das Unternehmen selbst gegenüber Behörden erklärt. Diese drei Linien lassen sich nicht mit einem Standardablauf sortieren.

Womit ich Ihnen konkret helfe

Ich prüfe, ob die Pflicht Ihr Unternehmen trifft, ordne ein, welche Ausgestaltung zu Ihrer Größe passt, und begleite Sie, wenn ein Hinweis eingegangen ist. Dazu kommt die Frage, wie personelle Maßnahmen nach einer Meldung so vorbereitet werden, dass sie der Beweislastumkehr standhalten, und wie mit Sachverhalten umzugehen ist, die zugleich strafrechtlich relevant sind. Was im Einzelfall richtig ist, hängt von Struktur, Größe und Inhalt der Meldung ab und lässt sich nicht allgemein beantworten.