Zollkontrolle im Betrieb: Ihre Rechte und Pflichten

Einleitung

Eine Prüfung der Finanzkontrolle Schwarzarbeit beginnt fast immer gleich: Mehrere Bedienstete des Zolls betreten während der Arbeitszeit den Betrieb, sprechen die anwesenden Beschäftigten an, notieren Personalien und verlangen anschließend im Büro die Lohnunterlagen. Bis zu diesem Moment weiß in vielen Unternehmen niemand, dass eine Prüfung ansteht, denn eine Ankündigung ist nicht vorgeschrieben.

Als Rechtsanwalt begleite ich in Essen und im Ruhrgebiet Betriebe aus dem Bau, der Gastronomie, der Logistik und der Gebäudereinigung durch solche Prüfungen und die Verfahren, die daraus folgen. Dieser Beitrag erklärt, wer da eigentlich prüft, welche Befugnisse die Finanzkontrolle Schwarzarbeit hat, was sich mit der Reform zum 1. Januar 2026 verändert hat, welche Mitwirkung Sie schulden, wo Ihre Mitwirkungspflicht endet und an welchem Punkt aus einer Prüfung ein Strafverfahren wird.

1. Wer prüft und wonach

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit ist eine Einheit der Zollverwaltung, und ihre Aufgaben stehen in § 2 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Geprüft wird, ob die sozialversicherungsrechtlichen Melde-, Beitrags- und Aufzeichnungspflichten erfüllt sind, ob Ausländer ohne die erforderliche Erlaubnis beschäftigt werden, ob Arbeitnehmer unerlaubt überlassen werden und ob die Mindestarbeitsbedingungen einschließlich des gesetzlichen Mindestlohns eingehalten sind.

Das ist eine ungewöhnlich breite Zuständigkeit. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit arbeitet an der Schnittstelle von Sozialversicherungsrecht, Steuerrecht, Ausländerrecht und Arbeitsrecht, und sie ist zugleich Ermittlungsbehörde: Bei den einschlägigen Straftaten und Ordnungswidrigkeiten führt sie eigene Ermittlungen und arbeitet dabei mit der Staatsanwaltschaft, den Rentenversicherungsträgern, den Finanzämtern und den Ausländerbehörden zusammen. Der Datenaustausch zwischen diesen Stellen ist gesetzlich vorgesehen und findet regelmäßig statt.

Anlass für eine Prüfung ist häufig kein konkreter Verdacht. Geprüft wird risikoorientiert, also nach Branche, Betriebsgröße, auffälligen Meldedaten und Hinweisen aus anderen Verfahren; hinzu kommen Anzeigen, oft von ausgeschiedenen Mitarbeitern oder Wettbewerbern, und Erkenntnisse aus Prüfungen bei Auftraggebern oder Nachunternehmern. Wer geprüft wird, ist deshalb nicht automatisch verdächtig, sollte die Prüfung aber auch nicht als Routine abtun.

Prüfung und Ermittlung sind zwei verschiedene Dinge

Die Prüfung nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ist ein Verwaltungsverfahren mit Mitwirkungspflichten. Sobald ein Anfangsverdacht besteht, gilt daneben die Strafprozessordnung mit Belehrungspflichten und Schweigerecht. Beide Ebenen können denselben Vorgang betreffen und laufen in der Praxis ineinander über, ohne dass dieser Übergang für den Betroffenen erkennbar wäre. Genau darin liegt die Hauptschwierigkeit des Prüfungstages.

2. Was sich zum 1. Januar 2026 geändert hat

Mit dem Gesetz zur Modernisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung, das der Bundestag am 13. November 2025 beschlossen hat und das zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten ist, hat der Gesetzgeber die Befugnisse der Finanzkontrolle Schwarzarbeit deutlich erweitert. Der Schwerpunkt liegt auf dem digitalen Zugriff: Die Prüfer dürfen elektronische Daten auf Geräten vor Ort einsehen, die Übermittlung von Daten in elektronischer Form verlangen und auf Zeiterfassungs- und Buchhaltungssysteme einschließlich Cloud-Anwendungen zugreifen, um die Daten maschinell auszuwerten.

Hinzu kommt die automatisierte Auswertung im Hintergrund. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit darf ihre Daten mit Beständen der Landesfinanzbehörden, der Deutschen Rentenversicherung und der Zollverwaltung abgleichen und daraus Risikobewertungen ableiten. Für die Identitätsfeststellung vor Ort ist der Abgleich mit polizeilichen Datenbeständen und unter engen Voraussetzungen die Abnahme von Fingerabdrücken vorgesehen.

Neu ist außerdem ein eigener Straftatbestand in § 9 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes für das gewerbsmäßige oder bandenmäßige Ausstellen unrichtiger Belege, mit denen Schwarzarbeit ermöglicht wird; er reicht bis zu fünf Jahren Freiheitsstrafe und eröffnet unter den Voraussetzungen der Strafprozessordnung die Telekommunikationsüberwachung. Der Branchenkatalog der Ausweismitführungspflicht wurde angepasst; aufgenommen wurden unter anderem das Friseur- und Kosmetikgewerbe sowie plattformbasierte Lieferdienste.

Was das praktisch bedeutet

Der entscheidende Unterschied zur früheren Rechtslage liegt nicht in einzelnen Paragrafen, sondern im Gegenstand der Prüfung. Wer früher Ordner vorlegte, gibt heute Systemzugriff. Damit werden nicht mehr nur die aufbereiteten Unterlagen geprüft, sondern die Rohdaten, einschließlich Änderungshistorien und der Frage, wann welcher Eintrag entstanden ist. Nachträglich erstellte Aufzeichnungen fallen in diesem Umfeld deutlich schneller auf als früher.

3. Die Befugnisse vor Ort

Die Prüfer dürfen Geschäftsräume und Grundstücke des Arbeitgebers während der Geschäfts- und Arbeitszeit betreten, und zwar angekündigt oder unangekündigt. Wohnräume sind ausgenommen; für sie gilt Artikel 13 des Grundgesetzes, sodass es eines richterlichen Beschlusses oder einer Einwilligung bedarf. Das ist gerade für Betriebe bedeutsam, die im selben Gebäude wohnen und arbeiten, etwa in der Gastronomie und im Handwerk.

Sie dürfen die angetroffenen Personen nach Namen, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit sowie nach Beginn, Dauer und Art der Beschäftigung und nach dem Auftraggeber befragen und Ausweispapiere prüfen. Sie dürfen Einsicht in Arbeitsverträge, Lohn- und Meldeunterlagen, Stundenaufzeichnungen und Geschäftsunterlagen nehmen, die Aufschluss über die Beschäftigungsverhältnisse geben, und davon Kopien in Papierform oder in elektronischer Form verlangen.

Nicht befugt ist die Finanzkontrolle Schwarzarbeit im reinen Prüfungsverfahren zur Durchsuchung und zur Beschlagnahme. Diese Maßnahmen setzen die Strafprozessordnung und in aller Regel einen richterlichen Beschluss voraus. Wenn also Räume systematisch durchsucht oder Gegenstände mitgenommen werden, befinden Sie sich nicht mehr in einer Prüfung, sondern in einem Ermittlungsverfahren, und dann gelten andere Regeln.

Die Ausweismitführungspflicht in den Katalogbranchen

In den im Gesetz genannten Branchen, darunter Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personen- und Güterbeförderung, Schaustellergewerbe, Gebäudereinigung, Messebau, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie seit 2026 auch Friseur- und Kosmetikgewerbe und plattformbasierte Lieferdienste, müssen Beschäftigte einen Ausweis mitführen. Der Arbeitgeber muss sie schriftlich darauf hinweisen, den Hinweis aufbewahren und ihn auf Verlangen vorlegen. Das Fehlen dieses Hinweises ist eine eigenständige Ordnungswidrigkeit und einer der häufigsten Beanstandungspunkte überhaupt.

4. Ihre Mitwirkungspflichten und ihre Grenze

Arbeitgeber, Auftraggeber und die angetroffenen Personen müssen die Prüfung dulden und an ihr mitwirken. Dazu gehören das Betretenlassen, die Auskunft über die Beschäftigungsverhältnisse, die Vorlage der Unterlagen und seit 2026 die Einräumung des elektronischen Zugriffs. Wer diese Mitwirkung verweigert, begeht eine Ordnungswidrigkeit; die Mitwirkung lässt sich zudem mit den Mitteln des Verwaltungszwangs durchsetzen. Eine schlichte Verweigerung ist deshalb kein sinnvoller Weg.

Die Grenze liegt dort, wo die Auskunft den Auskunftspflichtigen selbst oder einen Angehörigen der Gefahr strafrechtlicher Verfolgung oder eines Bußgeldverfahrens aussetzen würde. Auf dieses Auskunftsverweigerungsrecht ist hinzuweisen. Es betrifft die Auskunft, also die Aussage, nicht die Duldung der Prüfung als solche und auch nicht ohne Weiteres die Vorlage vorhandener Unterlagen, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Diese Unterscheidung ist die praktisch wichtigste des gesamten Themas, und sie wird am Prüfungstag fast nie getroffen. Erklärungen zur Frage, warum eine Stunde nicht aufgezeichnet wurde, wer die Arbeitszeit eingeteilt hat oder wie die Bezahlung tatsächlich abgewickelt wurde, sind keine bloßen Höflichkeiten, sondern Angaben, die in das Prüfprotokoll und später in die Akte gelangen. Sie werden meist unter Zeitdruck und ohne Vorbereitung abgegeben.

Was Ihre Mitarbeiter betrifft

Die Beschäftigten sind selbst auskunftspflichtig, soweit es um ihre eigene Beschäftigung geht, und auch für sie gilt das Auskunftsverweigerungsrecht bei drohender Selbstbelastung. Ich rate davon ab, Mitarbeiter vor einer Prüfung pauschal zu instruieren, was sie sagen sollen; abgestimmte Angaben fallen erfahrungsgemäß auf und begründen sehr schnell den Verdacht der Verdunkelung. Sinnvoll ist stattdessen, vorab zu klären, wer im Betrieb überhaupt Ansprechpartner der Prüfer ist.

5. Was geprüft wird und was danach kommt

Im Zentrum stehen die Aufzeichnungen. Nach dem Mindestlohngesetz müssen in den genannten Branchen und bei geringfügig Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens innerhalb von sieben Tagen aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Der gesetzliche Mindestlohn beträgt seit dem 1. Januar 2026 13,90 Euro je Zeitstunde; für den 1. Januar 2027 hat die Mindestlohnkommission eine Anhebung auf 14,60 Euro beschlossen. Fehlende oder unplausible Aufzeichnungen sind der häufigste Ausgangspunkt für alles Weitere.

Ergibt die Prüfung, dass Entgelt nicht oder nicht vollständig verbeitragt wurde, folgt die Nachforderung der Sozialversicherungsbeiträge, und zwar für Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Bei illegaler Beschäftigung gilt die Nettolohnfiktion des § 14 Abs. 2 Satz 2 SGB IV: Das gezahlte Entgelt wird als Nettoentgelt behandelt und auf ein Bruttoentgelt hochgerechnet. Aus einer scheinbar überschaubaren Zahlung wird auf diesem Weg regelmäßig ein Vielfaches, und die Verjährung vorsätzlich vorenthaltener Beiträge beträgt dreißig Jahre.

Daneben stehen die Lohnsteuer, Säumniszuschläge und Zinsen sowie Bußgelder. Verstöße gegen das Mindestlohngesetz können mit Geldbußen bis zu 500.000 Euro geahndet werden; ab bestimmten Bußgeldhöhen droht der Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge und die Eintragung in das Wettbewerbsregister. Für Auftraggeber kommt die Generalunternehmerhaftung für den Mindestlohn und für Sozialversicherungsbeiträge des Nachunternehmers hinzu, die viele Betriebe erst im Prüfungsverfahren zur Kenntnis nehmen.

Die Statusfrage steht oft am Anfang

Sehr häufig beginnt der Vorgang nicht mit Schwarzarbeit im engeren Sinne, sondern mit der Einordnung von Auftragsverhältnissen. Wird ein freier Mitarbeiter als abhängig Beschäftigter eingestuft, entstehen dieselben Nachforderungen wie bei nicht gemeldeter Beschäftigung. Was bei der Scheinselbständigkeit im Einzelnen gilt und warum die Nachzahlung dort meist teurer ist als erwartet, habe ich in einem eigenen Beitrag dargestellt.

6. Wann aus der Prüfung ein Strafverfahren wird

Der Übergang ist fließend, und er ist der Grund, warum die Prüfung mehr Aufmerksamkeit verdient, als ihr im Alltag zuteilwird. Der zentrale Tatbestand ist das Vorenthalten von Arbeitsentgelt nach § 266a StGB: Wer Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung nicht abführt, macht sich strafbar, unabhängig davon, ob Löhne gezahlt wurden. Der Strafrahmen reicht bis zu fünf Jahren, in besonders schweren Fällen bis zu zehn Jahren Freiheitsstrafe.

Daneben kommen die Steuerhinterziehung nach § 370 AO bei nicht angemeldeter Lohnsteuer, der Leistungsmissbrauch bei gleichzeitigem Sozialleistungsbezug, die Straftatbestände des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes und des Aufenthaltsgesetzes bei Beschäftigung ohne Erlaubnis und seit 2026 der neue § 9 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes für Belegfälschungen in Betracht. Für das Unternehmen selbst droht zusätzlich das Bußgeld nach den §§ 30, 130 des Ordnungswidrigkeitengesetzes wegen mangelhafter Aufsicht.

Für die Geschäftsleitung ist das keine Frage der Zuständigkeit im Betrieb. Die Abführung der Beiträge und die Erfüllung der Meldepflichten sind Aufgaben des vertretungsberechtigten Organs. Sie können delegiert werden, aber die Auswahl-, Anweisungs- und Überwachungspflicht bleibt; daran knüpft im Ergebnis auch die Geschäftsführerhaftung an, denn vorenthaltene Arbeitnehmerbeiträge lösen zugleich eine persönliche Einstandspflicht aus.

Der Rollenwechsel wird selten deutlich gemacht

Sobald ein Anfangsverdacht besteht, ist der Betroffene Beschuldigter und muss belehrt werden. In der Praxis wird dieser Wechsel häufig nicht ausdrücklich markiert, weil die Prüfung äußerlich unverändert weiterläuft. Wer bemerkt, dass Fragen nicht mehr auf die Feststellung von Beitragsgrundlagen zielen, sondern auf persönliche Verantwortlichkeiten, sollte das ernst nehmen. Es ist zulässig und sinnvoll, an dieser Stelle um eine Unterbrechung zu bitten.

7. Die typischen Fehler am Prüfungstag

Der erste Fehler ist das improvisierte Gespräch. Die Prüfer stehen im Betrieb, alle sind überrascht, und jemand erklärt aus dem Stegreif, wie die Arbeitszeiten wirklich erfasst werden. Diese Erklärung ist der Kern der späteren Akte. Der zweite Fehler ist die nachträgliche Erstellung oder Änderung von Aufzeichnungen; bei elektronischer Auswertung ist sie fast immer erkennbar und begründet zusätzlich den Verdacht der Urkundenfälschung oder der Verdunkelung.

Der dritte Fehler ist die pauschale Verweigerung. Sie ist bußgeldbewehrt, verhindert die Prüfung nicht und verschlechtert die Ausgangslage. Der vierte Fehler ist die unkontrollierte Datenherausgabe: Ein pauschaler Systemzugang ohne Abgrenzung, welche Daten dem Prüfungszweck dienen, führt regelmäßig dazu, dass Vorgänge außerhalb des Prüfungsgegenstands mitgelesen werden. Zwischen Verweigerung und Vollzugriff liegt der richtige Weg.

Der fünfte Fehler ist das Abwarten nach der Prüfung. Zwischen der Schlussbesprechung und dem Anhörungsschreiben oder dem Beitragsbescheid vergehen oft Monate, und diese Zeit wird selten genutzt. Dabei ist es genau der Zeitraum, in dem sich die Sachverhaltsgrundlage noch beeinflussen lässt, etwa durch die Aufarbeitung der Vertragsverhältnisse, die Rekonstruktion der Arbeitszeiten und die Prüfung der Statusfragen.

Warum Nachunternehmer besondere Vorsicht verlangen

Wer Aufträge weitergibt, haftet für den Mindestlohn und für Sozialversicherungsbeiträge des Nachunternehmers wie ein Bürge, der auf die Einrede der Vorausklage verzichtet hat. Damit trifft die Prüfung bei einem Subunternehmer wirtschaftlich auch den Auftraggeber. Die Dokumentation der Auswahl und der Überwachung von Nachunternehmern ist deshalb kein Formalismus, sondern die einzige Verteidigungslinie, die vor der Inanspruchnahme schützt.

8. Wo anwaltliche Hilfe ansetzt

Der erste Schritt nach einer Prüfung ist die Bestandsaufnahme: Was wurde gefragt, was wurde geantwortet, welche Unterlagen und welche Daten sind herausgegeben worden, und liegt bereits eine Beschuldigtenbelehrung vor. Daraus ergibt sich, ob man sich noch im Prüfungsverfahren befindet oder faktisch schon in einem Ermittlungsverfahren, und das entscheidet über jede weitere Kommunikation mit der Behörde.

Der zweite Schritt ist die inhaltliche Prüfung der Nachforderung. Sie ist selten alternativlos. Die Statuseinordnung, die Anwendung der Nettolohnfiktion, die Höhe der geschätzten Arbeitszeiten, die Zuordnung zu einzelnen Personen und Zeiträumen und die Frage von Vorsatz oder Leichtfertigkeit sind angreifbar, und jede dieser Fragen wirkt zugleich auf die strafrechtliche Bewertung zurück. Beitragsverfahren, Steuerverfahren, Bußgeldverfahren und Strafverfahren müssen deshalb aufeinander abgestimmt geführt werden.

Womit ich Ihnen konkret helfe

Ich nehme Akteneinsicht, ordne die Rollen und die bisherigen Angaben ein, prüfe die Nachforderung auf Grund und Höhe und stimme die parallel laufenden Verfahren aufeinander ab. Wo Verträge und Abläufe die Ursache sind, arbeite ich sie mit Ihnen auf, damit sich der Vorgang nicht wiederholt. Welche Angaben in welchem Verfahren sinnvoll sind und ob eine Einlassung gegenüber dem Zoll oder Schweigen der richtige Weg ist, hängt vom konkreten Sachverhalt ab und lässt sich nicht allgemein beantworten.